Presentationssäkra verksamheten – skrota 0-7-50
Självklart har jag ingen aning om vem just du är som läser detta. Jag vet inte din titel eller vilka som är dina arbetsuppgifter. Men om jag ändå får gissa fritt, är du förmodligen en person som relativt ofta möter situationer som kräver att du på olika sätt ”presenterar” inför andra. Det kan vara allt från att hålla en kort, muntlig dragning inför kollegorna på torsdagsmötet, till att kliva upp på stora scenen inför hundratals personer under er kick-off. Jag vågar även sträcka mig så långt att jag tror att du ganska ofta nyttjar någon form av PowerPoint-presentation när du presenterar.
Om beskrivningen ovan passar in på dig så här långt vill jag verkligen att du fortsätter läsa. För om det är någonting jag har registrerat de senaste åren, är det att kvaliteten på dessa så kallade ”bildspel” inte alls håller måttet. Tyvärr, och nu är jag hård men jag vill vara extremt tydlig, används dessa verktyg ofta på ett så provocerande uselt sätt att det kan få den mest rutinerade föreläsningsbesökaren att gråta. Ibland när jag suttit på föredrag, möten eller pitchar så har jag faktiskt tagit fram min telefon för att i smyg kunna föreviga vissa PowerPoint-bilder för att folk ska tro mig efteråt. Jag är ledsen men obscena mängder text, på oräkneliga slides, kommer aldrig att vara det rätta sättet att nå ut.
En före detta partiledare som jag intervjuade till min senaste bok betonade med ett snett leende allvaret i sin klockrena analys:
– Man borde nästan lagstifta mot det utbredda missbruket av usla PowerPoints. Personer som tror att de föreläser när de, de facto, läser innantill från sina slides har helt missförstått uppgiften.
Jag brukar benämna den vanligaste förekommande PowerPoint-sliden med koden 0-7-50. Med detta menar jag att den ser ut så här: Noll bilder, sju punkter staplade efter varandra och sammanlagt cirka femtio ord. Dessa 0-7-50 finns överallt och är ett gissel. Även jag trodde länge att publiken lyssnar mer koncentrerat när man smackar upp text samtidigt. Fel. Alla studier visar på det motsatta – att det är en multitasking som inte alls förstärker din presentation. Så skippa dina 0-7-50 och lägg i stället in personligt berättande och fler konkreta exempel. Det, mina vänner, är att presentationssäkra.
Vill du att åhörarna ska kunna fokusera maximalt och få med sig så mycket som möjligt av din presentation bör vissa grundkriterier uppfyllas för din PowerPoint (som självklart inte är tänkt som ditt manus).
- Varje slide bör innehålla endast EN information (en nyckelmening/stödord).
- Bilder trumfar alltid text, bygg därför din PowerPoint-presentation på mestadels bilder.
- Men vad händer med allt det där ”viktiga” du ville skriva på slidsen? Ingen fara, självklart kan du dela ut en fylligare summering som hand-outs, eller skicka den digitalt efteråt. Men under tiden som folk lyssnar på dig så ska de slippa läsa texten samtidigt, det blir bara en distraktion.
Så, även om jag inte vet vem du är, vet jag nu i alla fall vem du tänker bli. En som presentationssäkrar sina PowerPoints.
Text: Micke Hermansson