Första jobbdagen går aldrig i repris

Man brukar säga att man aldrig får en andra chans att göra ett första intryck. Och första intryck spelar roll, inte minst i jobbsammahang. Första dagen på ett nytt jobb ska vara rolig, spännande och lättsam. Som nyanställd ska man inte behöva vara frustrerad för att man tvingas vänta på dator, mejl och lösenord.  

Ofta är det inte bara den nyanställda som känner sig frustrerad. Arbetsgivaren är också mån om att få i gång arbetet och är den som ofta tvingas hantera irriterande förseningar. I en undersökning uppgav över en tredjedel av respondenterna att mellan fem och tio olika avdelningar är involverade i processen av en nyanställd. Och arbetsgivaren måste ha upptill tio interaktioner inför en nyanställds första dag. Det är värdefull tid, och pengar, som hade kunnat spenderats på annat.    

Vi tog ett snack med Claes Huber som är säljchef i Sverige på det globala, snabbväxande SaaS-företaget Boomi, som bland annat sysslar med tekniken bakom det som på engelska kallas employee onboarding. Alltså introduktionen av nyanställda. 

Boomi har bland annat hjälpt läkemedelsföretaget Moderna, som alla känner till vid det här laget. Skulle du kunna förklara lite mer vad Moderna hade för utmaningar?  

Att snabbt och säkert få in ny personal är avgörande för Moderna som sysselsätter hundratals forskare och specialister i en hårt kontrollerad miljö för forskning och utveckling. Moderna strävar efter att skapa positiva upplevelser bland medarbetarna som i längden ska bidra till ökad produktivitet och att personalen väljer att stanna kvar längre. Därför prioriterades effektivisering av tidskrävande manuella processer som ofta gick fel och användarutrustning. Detta skedde under en tid då företaget ökade sin personalstyrka väldigt snabbt.   

Och hur hjälper ni till? 

Tillsammans med vår partner Kitepipe implementerade vi lösningar så att Moderna idag kör våra processer och integrationer för onboarding och provisionering. De är en del av 250 Boomi-processer på plats i Modernas IT-infrastruktur. Hjärtat i systemet är Boomi Master Data Hub, den enda masterdata-tekniken certifierad av den molnbaserade plattformen ServiceNow. Hub säkerställer att data från tjänsterna ServiceNow och Workday är konsekvent och korrekt, samtidigt som lösningen gör det enkelt att identifiera avvikelser. Boomi Integration kompletterar Hub genom att koppla samman delade data över företagets applikationer. Vi styr också tillgången till Modernas laboratorier genom att säkerställa att personalen har lämplig utbildning och tillstånd innan de kan komma in i bioteknikanläggningarna. Boomis utvecklingshastighet är dubbelt så snabb som alternativen och systemet har utökats så att Moderna nu kan introducera 600 anställda per år. 

Vilka förbättringar har detta lett till? 

Moderna kan se till att alla nya anställda snabbt utrustas med bärbara datorer och korrekt tillgång till system och labb. Detta har förbättrat de anställdas produktivitet redan från den första jobbdagen och höjt moralen hos de anställda och cheferna. Med hjälp från Boomi och ServiceNow har Moderna kunnat eliminera hundratals timmar i manuell onboarding. Detta har frigjort tid för HR, helpdesk och anställd personal att lägga på mer värdefullt arbete. Lösningen har också lett till bättre användarupplevelser som gör att personalen trivs och stannar kvar längre i företaget. Dessutom har fel och risker minimerats med korrekt och konsekvent personaldata. Slutligen har säkerheten vid offboarding stärkts då Boomi automatiskt tar bort tidigare anställda så att de inte kan komma åt känslig data, applikationer och labb. Med Boomis integration kan inte bara Moderna, utan alla verksamheter, hantera medarbetares hela livscykel effektivt och säkert. Detta krävs för att kunna hantera dagens digitala arbetsplatser, avslutar Claes Huber.