Allt tar sin början i en gemensam upplevelse

Det ljuva livet – en konstant källa till gemensamma upplevelser, utveckling, samverkan och att ges utrymme för att ha roligt på vägen. Med en konferens utomlands, i en banbrytande miljö, skapas förutsättningar för nya situationer där man som individ, men även tillsammans med andra, kan upptäcka och lära sig mycket om sig själv och sin omgivning.  

Efter två år olika någonting annat är törsten efter de sociala sammanhangen större än någonsin förut. För många har pandemin inneburit en stor omställning som har fört med sig många nya utmaningar. Från att hitta sätt att omvandla köket till en ergonomisk kontorslösning till att förfina kommunikationen när man inte längre sitter två skrivbord från kollegorna. Och som företag har man fått många insikter, såsom att stora kontorsytor numera kan bantas ner och därmed bidra till stora kostnadsbesparingar. Men även att tidsvinsten man får genom att slippa pendla är enorm och att digitala möten kan bidra till ökad effektivitet hos de anställda.  

I framtiden kommer vi säkerligen att hitta ett välbalanserat upplägg av att arbeta hemifrån vissa dagar och på plats på kontoret under resterande tid – med alla möjliga kombinationer som följer där till. Men med nya möjligheter föds även en av vår tids största utmaningar. Hur skapar vi en dynamik, sätter en företagskultur, gemenskap, vision och mål när vi inte längre ses varje dag? Enligt Johan Ekmark, grundare av La Villa som arrangerar minnesvärda konferenser i Italien, finns det en givande lösning för utmaningarna som följer med pandemin. Nämligen att sammanstråla och mötas på nytt i en helt ny miljö.  

– Efter en lång tid av att jobba hemifrån måste vi kanske lära känna varandra på nytt, våga ty oss till varandra igen och vara med och bryta gränserna. Kvalitativa utlandskonferenser kommer bli ännu mer betydelsefulla nu när det blivit tryggare att resa igen. Genom att bege sig utomlands ges man chansen att upptäcka världen tillsammans, samtidigt som man återskapar gemenskapen till sina kollegor, berättar Johan Ekmark, grundare av La Villa Travel AB. 

– För många kanske det fungerar utmärkt att arbeta hemifrån på heltid, utan några fysiska interaktioner med kollegor och kunder. Men det går inte att sticka under stol med att de flesta av oss mår bra av sociala interaktioner, av att få träffas och uppleva nya saker tillsammans. Det främjar inte bara den sociala delen, utan kan även vara med och bidra till ett ökat välmående för en som person, fortsätter Johan. 

Låt det sociala spela en given nyckelroll 

När vi rör oss in i morgondagens levnadssätt spås den tid som läggs på att träffas öga mot öga att bli allt viktigare. Det är genom dessa möten man som anställd bildar sig en förståelse kring varför ett företag jobbar på ett visst sätt, men även hur och med vilka medel. För att bilda sig den typen av uppfattning räcker det inte längre att arrangera en social aktivitet då och då, även om den typen av möten också kan bidra till vissa positiva effekter för de anställda. 

Borta är tiderna då man som bolag sammanstrålar två gånger om året, vanligtvis för julbord och sommaravslutning, och istället välkomnas nya aktiviteter som verkligen trycker på en ökad känsla av gemenskap. För att aktiviteterna verkligen ska ge någonting är det inte bara viktigt att fundera över vad man hittar på tillsammans – utan även under vilka tidsaspekter. Rom byggdes inte på en dag och likväl går det inte heller att bygga upp en gemenskap som ska bestå enbart på en kväll tillsammans. 

För att verkligen lära känna varandra, och bygga upp en tillhörighet till varandra, är hur man möter varandra därför av högsta vikt. Och kan detta dessutom genomföras i en ny miljö, som är så långt ifrån de vanliga kontorslokalerna som det går att komma, är det med och stärker de band som knyts kollegor emellan. Det är i det nya som man upptäcker oanade sidor av varandra och på det sättet även kommer varandra ännu närmare.[Textbrytning] 

– Hemma i Sverige vet vi vad som står på alla skyltar, vi känner till alla regler, även de oskrivna. Om vi beslutar oss för att lämna Sverige och åka utomlands händer något mer – då vidgas våra vyer. Kanske blir man lite orolig i själen och funderar över hur olika saker fungerar. Ska jag titta åt höger eller vänster när jag befinner mig i London? Hur är det med dricksen i USA? Är det säkert att dricka vattnet i Spanien? Varför är kaffekoppen så mycket mindre i Italien?, förklarar Johan Ekmark. 

– Även om man själv inte sitter på svaren på alla frågor, så är det här man upptäcker vilka i ens närhet som faktiskt gör det. Kanske lär man sig någonting nytt om eller av varandra – och får på så sätt en chans att måla upp nya bilder av personerna man möter varje dag i arbetet. Men det här är omöjligt att göra om man inte låter det ta lite längre tid än vad man är van vid idag, menar Johan. 

Hitta den nya gemenskapen i magiska Italien 

En utlandskonferens kan vara ett företags bästa investering. Det är här man snabbt kan uppnå ett förändringsarbete. På bara några dagar kan man göra samma arbete som annars hade tagit flera år att genomföra på hemmaplan. Men det krävs att man har med sig den rätta planeringen i ryggen, och att man vänder sig till någon med bred erfarenhet, för att på bästa sätt kunna bidra till de dagar som långsiktigt kommer att gynna hela företaget. 

Till de vackra kulisserna och den välkända kulturen i Italien bjuder La Villa in till de mest oförglömliga av dagar. Deras mångåriga erfarenhet av landet har gjort att det inte längre finns några utmaningar som är för tuffa att ta sig an. Tillsammans med det engagerade teamet, och deras breda nätverk på plats i Italien, skapas minnesvärda arrangemang fyllda med vacker natur, oemotståndlig mat och nya kulturupplevelser. Skräddarsytt för att passa hela arbetslaget likt handen i handsken är La Villa med och bidrar till stunder att leva på länge. 

– Efter att ha arrangerat konferenser i Italien i över 35 år har vi lärt oss vad som är viktigt för en lyckad konferens, vi hjälper även de som arrangerar att få ut det mesta av sin resa. Med oss kan man släppa all kontroll, och vara gäst på sin egen fest. Vi fungerar som en reseledare i bakgrunden, men befinner oss samtidigt på plats för att se till att allt flyter på i kulisserna. Det är ni som står i fokus och med vår hjälp kan ni luta er tillbaka och bara njuta av det ljuva livet, berättar Johan. 

– Vi har full koll på landets alla gömda pärlor, härliga kulturupplevelser och på smakerna som absolut inte får lov att missas. Det är ingredienserna för en konferens olik någon annan som man tidigare har upplevt. 

Skapa minnen som sent ska glömmas 

Vi känner alla till känslan av att känna sig osäker i en situation. Och när människor känner sig osäkra har de en tendens att ty sig till varandra. Det är en av alla anledningar till att en utlandskonferens snabbt skapar en ökad gemenskap, speciellt i ett företag. Om företagsledaren i sin tur kan förmedla varför företaget finns och varför varje anställd är en viktig del av pusslet, skapas en känsla av inkludering som är hållbar. 

Genom att hitta den röda tråden till sammanhållningen, och samtidigt ha kul längs vägen, skapas den där typen av minnen som man bär med sig resten av livet. Vikten av en bra konferens kan vara svår att förstå innan man själv har upplevt den – men Johan och hans kollegor på La Villa vågar lova att det är ett minne som för alltid består om det genomförs på rätt sätt. 

– En riktigt bra konferens ska vara något som man talar om i flera år efteråt. Något som får andra att känna att ”där vill jag också arbeta”. För att få det måste man vända sig till någon som vet vikten av att skapa sammanhållning och roliga stunder tillsammans. Det gör vi! Och vi står alltid redo att visa er vägen in till den känsla av gemenskap som väntar i magiska Italien, fortsätter han. 

Sju saker att komma ihåg – för att planera den perfekta konferensen! 

Genom att satsa på rätt kort i planeringen ökar chanserna för en lyckas konferens – och för att skapa något som lyfter hela företaget till en ny nivå. Som en hjälpande hand tipsar därför teamet på La Villa om sju saker värda att tänka på nästa gång det vankas konferens. 

1. Sätt upp ett syfte och mål med konferensen 

Innan ni sätter igång med planering kan det vara bra att ta ett steg tillbaka, slå sig ned och tillsammans fundera över varför ni planerar en konferens. Vilka mål vill ni uppnå under era dagar i Italien? Och finns det någon inom företaget som är bättre lämpad att sätta ihop en konferens som faller alla, oavsett ålder och bakgrund, i smaken?  

Att hitta rätt person att låta ansvara för planeringen hjälper till att spara in tid som annars hade gått outnyttjad – och ger samtidigt de bästa förutsättningarna för en minnesvärd konferens! 

2. Se konferensen som en investering 

En givande konferens är inte bara en rolig upplevelse för alla medarbetare – den är även en vinst för hela företaget! Att låta företagets kollegor lära känna varandra, och ges förutsättningarna att knyta nya band till varandra, gör även att förutsättningarna att göra ett bra jobb ökar. Med andra ord kan en välarrangerad konferens öka motivationen, effektiviteten och bidra till en mer välmående arbetsstyrka! 

3. Våga ta hjälp med planeringen! 

Det är en gammal myt att det blir billigare att sköta planeringen helt på egen hand. Men det som folk oftast glömmer är att den tid som en kollega viger åt planeringen – det är tid som tas från andra arbetssysslor. All kontakt med utomstående parter tar i regel mer tid än vad man tror och plötsligt har det blivit dyrare rent tidsmässigt att själv stå för planeringen. Genom att lämna planeringen till teamet på La Villa spar ni både tid, pengar och medföljande huvudvärk över saker som inte går som det ska! 

4. Håll konferensprogrammet luftigt 

Vi har alla varit där, i en stund där det stora engagemanget har gjort att man gapat efter alldeles för mycket. Detsamma gäller för konferenser, där det är allt för enkelt att fylla schemat med varenda rolig aktivitet man kan föreställa sig. I stunder som dessa kan det vara bra att bära med sig den gamla klyschan “less is more”.  

Det är inte ovanligt att de allra bästa diskussionerna tar plats mellan inplanerade aktiviteter – och därför är det av extra vikt att lämna plats för luft i schemat! 

5. Går det att motverka onödig stress? 

En resa till ett land där man inte känner till kulturen eller språket kan orsaka mycket onödig stress. Är man dessutom ansvarig för planeringen, och för att allt flyter på när man väl kommit fram till sin slutdestination, kan det kännas ännu mer överväldigande.  

För att slippa det extra huvudbryet, och minska risken för stress, finns La Villas medarbetare tillgängliga under hela konferensen. På så vis kan ni koncentrera er fullt ut på syftet med resan – att ha trevligt, bygga relationer, skapa visioner eller vad just ert mål är med resan.  

6. Den rätta miljön är en viktig del i målbilden 

Pulsen i en storstad, såsom Rom eller Milano, kan vara otroligt lockande. Och särskilt lockande kan tanken på att ha mängder av restauranger och aktiviteter precis runt hörnet vara. Men det stora utbudet av aktiviteter kan även göra att det större företaget har svårt att hålla samman under sin vistelse.  

– Allt för många aktiviteter och möjligheter ökar risken för smågrupper som beger sig på olika håll. Genom att välja en mindre ord att besöka ser man till att sammanhållningen bibehålls – och att kollegorna kan mötas och umgås över samma aktiviteter. Det som är grunden för att skapa en minnesvärd konferens som sent ska komma att glömmas, säger Johan Ekmark. 

7. Ingen ska lämnas utanför – låt alla följa med 

Det är mer regel än undantag att företag består av olika slags kompetenser och därtill även avdelningar. Men det är en ordentlig fälla att som företag skicka iväg enbart sin säljavdelning på konferens, i hopp om att det ska bidra till en ökad försäljning inom bolaget. 

– Vi har själva sett att företag som planerar aktiviteter där hela företaget, oavsett roll eller avdelning, får följa med bygger upp en starkare sammanhållning. Och en djupare sammanhållning är även det som i grund och botten bygger ett framgångsrikt företag, förklarar Johan Ekmark.  

Så, vad väntar ni på? Samla företaget och sätt igång med planeringen för nästa minnesvärda konferensupplevelse redan idag. Läs mer om konferenser, bröllop och fester med La Villa på www.lavilla.se.