Respekt för andras och vår egen tid

Kan vi vara överens om en sak? Vi har alla exakt lika många timmar på dygnet.

Ändå känns det ibland som att tiden aldrig räcker till. Man ser människor omkring sig som verkar hinna med både jobb, familj och fritid och undrar hur de får ihop det. Självklart handlar mycket om prioriteringar.

Jag och min man lägger till exempel inte särskilt mycket tid på vår trädgård jämfört med våra grannar. Vi väljer hellre att upptäcka nya hotell, besöka spännande restauranger eller göra spontanbesök hos vänner. Jag har slutat ha dåligt samvete över ogräset i häcken eller de blommor som inte fått tillräckligt med omsorg och försöker intala mig att allt inte behöver vara perfekt.

Samma resonemang gäller i arbetslivet. Om jag ska resa i tjänsten väljer jag oftast det alternativ som sparar tid, förutsatt att det är rimligt ur ett hållbarhetsperspektiv. Med åren har jag insett att jag värderar tid högre än pengar. Pengar går att tjäna igen, tid gör det inte.

Just därför blir jag allt mer frustrerad över dåliga möten. En betydande del av vårt arbetsliv tillbringas i möten. Trots det accepterar vi fortfarande mötesinbjudningar utan syfte, utan agenda och ibland till och med utan sluttid. Det är märkligt att vi ställer högre krav på nästan allt annat vi gör under arbetsdagen.

Jag har en vän som arbetar i ett projekt där mötena alltid har en starttid, men sällan en sluttid. Ofta finns det en agenda, men inte alltid. Jag har flera gånger frågat hur hen kan acceptera att delta i möten utan att veta vad som förväntas eller hur lång tid de ska ta.

Dåligt planerade möten är inte ett organisationsproblem. Det är ett respektproblem.

Om vi inte vet vad mötet ska handla om, hur ska vi kunna förbereda oss? Om vi inte vet när det slutar, hur ska vi kunna planera resten av dagen? Och om ingen kan förklara varför vi ska vara där, borde mötet ens äga rum?

Jag lärde mig själv vikten av tydliga förväntningar när jag skulle träffa min tidigare mentor för första gången. Jag hade avsatt en timme. Han hade planerat för tre. När jag behövde gå för att hinna till tåget och hämta barnen blev vi båda frustrerade. Ingen hade gjort fel, men vi hade helt olika förväntningar.

Sedan dess stämmer jag alltid av syfte, innehåll och tidsram innan ett möte bokas. Det skapar bättre samtal, bättre resultat och färre missförstånd.

Av samma anledning tackar jag oftast nej till det som kallas förutsättningslösa möten. Jag vill veta varför vi ska ses, vad jag förväntas bidra med och vad målet är. Kan man inte svara på de frågorna är det kanske inte ett möte som behöver genomföras.

Vi skulle aldrig acceptera att någon bokade tre timmar i vår privata kalender utan att berätta varför. Ändå accepterar vi det i arbetslivet nästan varje vecka.

Tid är vår mest begränsade resurs. Om vi börjar ställa högre krav på våra möten kommer vi inte bara att få bättre resultat. Vi kommer också att visa varandra något mycket viktigare: att vår tid faktiskt är värdefull.